home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The PC-SIG Library 10 / The PC-Sig Library - Shareware for the IBM PC and Compatibles (PC-SIG)(Tenth Edition Disks 1-2804)(1991).iso / PC_SIGCD / 07 / 5 / DISK0754.ZIP / MANUAL < prev    next >
Text File  |  1990-02-17  |  102KB  |  2,247 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                                       PORTRAC
  25.  
  26.                                    A PROGRAM FOR
  27.  
  28.                           INVESTMENT PORTFOLIO MANAGEMENT
  29.  
  30.                                    Version  2.2
  31.  
  32.  
  33.                        Copyright (c) 1987 - Edward C. Bergen
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.                         PORTRAC TABLE OF CONTENTS
  72.                         *************************
  73.  
  74. FOREWORD
  75.   General comments on the program                                        1
  76.   File conversion instructions for users of prior versions               1
  77.  
  78. PROGRAM OVERVIEW
  79.   The program disk - general information                                 2
  80.   The program files on disk                                              2
  81.   Sub directory UVSTR                                                    2
  82.   Demonstration files -Printing sample reports                           2
  83.   Assignment of file names for investments- general                      2
  84.   Viewing file names and the corresponding investments                   2
  85.  
  86. GENERAL INFORMATION
  87.   Equipment requirements                                                 3
  88.   Backing up the program disk                                            3
  89.   Hard disk installation                                            3 & 28
  90.   Capacity of the system                                                 3
  91.   Entering data - general information                                    3
  92.   The assignment of function keys                                       27
  93.  
  94. GETTING STARTED                                                           
  95.   Loading the program - getting started                              4 & 8
  96.   The INTRODUCTORY MENU                                                  4
  97.   The ACCOUNT MASTER MENU                                                4
  98.   Report formats                                                         4
  99.   Denomination of investments - (shares or dollars)                      5
  100.   Investment reports - brief discussion                                  5
  101.   Selection of accounts - general                                        5
  102.   Use of the F1 key to move to appropriate restarting points             5
  103.   Use of the F4 key to get a listing of file names                       5
  104.   Occurance of a break (file not found message) - How to reenter PORTRAC 5
  105.  
  106. THE PORTRAC INVESTMENT FILE SYSTEM
  107.   Investment files - various types                                       6
  108.   The investment header file                                             6
  109.   The investment companion numeric data file                             6
  110.   Assignment of file names                                           6 & 7
  111.   Types of dollar denominated investments                                6
  112.   Reinvestment of earnings - inability to change designation             7
  113.   The portfolio file - establishment - recording to                      7
  114.   Networth statement files - ASSETS - LIABIL                             7
  115.  
  116. CREATING AN ACCOUNT
  117.   Bringing the PORTRAC program on screen                                 8
  118.   Creating a new account name and number                                 8
  119.   Voiding an account                                                     8
  120.   Renaming an account                                                    8
  121.  
  122. ESTABLISHING AN INVESTMENT FILE
  123.   Selecting an account                                                   9
  124.   Establishing type of investment and file name                          9
  125.   Entering the investment header file                               9 & 10
  126.   The RISK PYRAMID (The risk help screen)                               27
  127.   Entering data into the investment numeric data file              10 & 11
  128.   The TRANSACTION CLASSIFICATION MENU                                   10
  129.   Supplementary information (appreciable investments)                   31
  130.   Recording the investment to the portfolio                        11 & 12
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137. THE EDITING MENU                                                        12
  138.  
  139. CHANGING AN INVESTMENT HEADER FILE                                      13
  140.  
  141. CHANGING A RECORD IN AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT                    14
  142.  
  143. ADDING RECORDS TO AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT                       15
  144.   Special cases - i.e. worthless investment close out report            15
  145.  
  146. DELETING A RECORD FROM AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT                  16
  147.  
  148. SCREENING AN INVESTMENT REPORT                                          17
  149.   Hard printing an investment report after screening                    17
  150.  
  151. HARD COPYING AN INVESTMENT REPORT FROM THE MASTER MENU                  18
  152.  
  153. SCREENING THE PORTFOLIO                                                 19
  154.  
  155. HARD COPYING THE PORTFOLIO                                              19
  156.  
  157. UPDATING AN INVESTMENT TO THE PORTFOLIO FOR PRICE OR VALUE CHANGE       20
  158.  
  159. DELETING AN INVESTMENT FROM THE PORTFOLIO                               20
  160.  
  161. COMPUTING THE INTERNAL RATE OF RETURN                                   21
  162.   IRR sample report                                                     22
  163.  
  164. CREATING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT                               23
  165.   The networth menu                                                     23
  166.  
  167. SCREENING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT                              24
  168.  
  169. HARDPRINTING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT                           24
  170.  
  171. SAMPLE INVESTMENT REPORT                                                25
  172.   Explanatory note describing the report                                25
  173.  
  174. INVESTMENT PORTFOLIO SAMPLE REPORT                                      26
  175.  
  176. THE RISK PYRAMID                                                        27
  177.  
  178. INTEREST RATE PROGRAMS AND CALCULATOR                                   27
  179.  
  180. ASSIGNMENT OF FUNCTION KEYS                                             27
  181.  
  182. HARD DISK INSTALLATION                                                  28
  183.  
  184. SYSTEM SETUP (SETSYS PROGRAM)-SETS FOR GRAPHICS & CONFIGURES PRINTER    29
  185.  
  186. BACKING UP DATA                                                         30
  187.  
  188. SUPPLEMENTARY DATA INPUT INFORMATION                                    31
  189.   The appreciation entry for dollar denominated appreciable investments 31
  190.   Handling fixed dollar denominated investment expense entries          31
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                                   FOREWORD
  204.                                   ********
  205.  
  206. The availability of complete and accurate records of investments can be of 
  207. inestimable value in helping to determine  future investing policy.  This 
  208. is particularly true if combined with the ability to evaluate the true 
  209. return of those investments on a time related basis.  This program provides 
  210. an easy method of maintaining those investments and of computing the 
  211. internal rate of return on investments regardless of the types of 
  212. investments such as stocks, bonds, notes, real estate and others.  It also 
  213. provides the ability to produce phantom files of investments under 
  214. consideration, (under a separate account) provided that reasonable 
  215. forecasts of returns can be made, and to measure that return on a time 
  216. related basis for comparison with other alternative courses of action.
  217.  
  218. As an example, a $10,000 investment that returns its principle plus $3,000 
  219. after three years is a much better investment than one that returns the 
  220. capital and $3,000 after five years.  This is obvious.  However, the 
  221. situation becomes much less obvious when purchases, return of capital and
  222. income are in varying amounts and at varying time intervals.  The ability to
  223. compute the Internal Rate of Return on such an investment provides comparative
  224. information on the worth of an investment after considering the time element.
  225. This then becomes a common denominator.  Unless some common denominator can be
  226. obtained, the real return can be very deceptive and illusive.
  227.  
  228. In addition this program will transfer the summary data of each investment to a
  229. portfolio file.  The program provides means to screen or hard print the total
  230. portfolio or selected portfolios of only stocks, or bonds, or fixed dollar
  231. denominated investments or appreciable dollar denominated investments.  The
  232. user has the option then of calling up a graphical and numerical chart of the
  233. distribution of risk and of the overall risk in the portfolio.  Each investment
  234. report, when initially created, will have had coded to it a risk factor varying
  235. from 1 to 7.  A help chart in the form of a pyramid is available as a general
  236. guide for the assignment of risk factors.
  237.  
  238. PORTRAC also will provide a Personal Financial Statement by combining the 
  239. portfolio file with user created files for personal assets and liabilities.
  240.  
  241. In addition, a separate module of the program permits the creation of loan 
  242. amortization tables and includes six interest rate programs and a calculator
  243. that provide great flexibility in solving interest rate related problems.
  244.  
  245. The program can be run from a diskette or a hard disk.  It runs much faster on
  246. a hard disk and use of a hard disk is recommended wherever possible.  However,
  247. the text in this manual is based on diskette operation.  The program may be run
  248. with the keyboard in lower case or locked in upper case.  It will run on
  249. computers without graphic capability or on computers with CGA color graphics,
  250. defaulting to systems without graphic capability.  The setup program
  251. SETSYS.EXE will set the system for graphics and will configure the printer.
  252.  
  253. It is not necessary to read the entire manual prior to using the program 
  254. but it is highly desirable to read pages 1 though 8.  Of particular 
  255. importance is the section entitled "THE PORTRAC INVESTMENT FILE SYSTEM".
  256. Those registered owners upgrading from a prior version must make an 
  257. adjustment to the portfolio file in order to operate.  Contact the author 
  258. for an instruction sheet.
  259.  
  260.  
  261.                                    1
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.                                 PROGRAM OVERVIEW
  270.                                 ****************
  271.  
  272. Your investment files will be entered on the program disk.  Therefore, the 
  273. disk should not be write protected.  A user copy of the program disk should 
  274. be made immediately. (Important: See GENERAL INFORMATION section).
  275.  
  276. The only program to be loaded into the computer is PORTRAC by the command 
  277. PT.  The PORTRAC program consists of two modules, PORTRAC and AMORTIZE.  
  278. AMORTIZE is an independent program which contains interest rate programs and is
  279. accessed from the INTRODUCTORY MENU of PORTRAC.
  280. The main program is the PORTRAC module which is used for:
  281.      Creating, editing and printing individual investment files.
  282.      Creating (Automatic), editing and printing the portfolio.
  283.      Evaluating the risk balance of the portfolio.
  284.      Computing the Internal rate of return of individual investments.
  285.      Producing the networth statement.
  286. The files appear on the disk as follows:
  287.  
  288. FILES IN THE ROOT DIRECTORY
  289.   PT         BAT   (PT is the command to enter the main program)
  290.   UVSTR  <DIR>     (Sub directory containing programs & investor accts.)
  291.   README           (Get started file - at system type TYPE README)
  292.   MANUAL           (The documentation manual)
  293.   SETSYS     BAT   (Loads SETSYS.EXE to set up the system)
  294. FILES IN SUBDIRECTORY \UVSTR
  295.   PORTRAC    EXE   (The main program - contains the four modules)
  296.   AMORTIZE   EXE   (Loan amortization & other interest rate programs)
  297.   BRUN20     EXE   (The runtime module - Copyrighted by Microsoft Corp.)
  298.   SETSYS     EXE   (Sets graphic or non graphic mode and sets printer)
  299.   STORE            (Contains the list of accounts - now only 1 account)
  300.   ACNT1            (The demonstration account - ACCOUNT #1)
  301.  
  302. The file named STORE presently lists the demonstration account and will 
  303. list the other accounts when created.  The data for each account will be 
  304. held in its own account subdirectory under subdirectory \UVSTR.
  305.  
  306. Demonstration files of individual investments now exist in subdirectory 
  307. \UVSTR\ACNT1.  Examples are S4 and D2.  Also under the account will be the 
  308. portfolio file, file name ABC and two files for the networth statement with 
  309. file names  ASSETS and LIABIL.  Sample reports may be printed and added to 
  310. this manual-i.e investments, the portfolio and networth statement (See the 
  311. README file).  To view a list of investments and file names of an account 
  312. press W at the INTRODUCTORY MENU.  From the list of accounts that appears, 
  313. select the account and then press F4 (And ENTER if necessary).  A submenu 
  314. will appear from which you may elect to view all file and investment names 
  315. or elect to view names by investment classification.
  316.  
  317. The file system for individual investment reports is explained in detail 
  318. later in this manual.  However, in short, the computer assigns the 
  319. investment file name after the operator specifies the type of investment 
  320. (ie,stock, bond etc) by selection from a menu.  The first letter of the 
  321. file name is a key control factor in the operation of the program.
  322. The program is completely menu driven and contains many error traps to 
  323. prevent improper input.  Wherever possible commands are entered by single 
  324. key stroke input.  There are numerous self evident sub menus.  The two key 
  325. menus are the INTRODUCTORY MENU and the ACCOUNT MASTER MENU shown on page 4.
  326.  
  327.                                    2
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.                           GENERAL INFORMATION
  336.                           *******************
  337.  
  338. EQUIPMENT REQUIREMENTS
  339.   An MS-DOS PC compatible computer with one disk drive - 256K
  340.         (A hard disk is highly desirable)
  341.   A monochrome or color monitor (Color monitor preferred)
  342.   A printer capable of 12 or more characters per inch (for 9 1/2" paper)
  343.  
  344. BACKING UP THE PROGRAM DISK AND HARD DISK INSTALLATION
  345. At least one copy of the program disk should be made prior to running the 
  346. program.  Use the DISKCOPY command.  It is essential that after printing 
  347. this documentation, that you erase MANUAL and  README from the copied disk 
  348. to provide space for your files.  Also, after setting up your system with the
  349. SETSYS program,  erase SETSYS.BAT and SETSYS.EXE (Not the created file SETIT in
  350. subdirectory \UVSTR).  When even more space is needed, void the demonstration
  351. account (Press 'R' at the INTRODUCTORY MENU followed by pressing '1' at the
  352. option offered).  This will erase all files in the account and VOID the
  353. account.  If a hard disk is used, refer to page 28 for instructions relative to
  354. hard disk installation and operation.
  355.  
  356. CAPACITY OF THE SYSTEM
  357. The PORTRAC program will handle 999 individual investor accounts.  The 
  358. number of investments that the system will handle is determined by the disk 
  359. capacity and by the length of individual investment files.  Otherwise, the
  360. following figures represent the maximum capacity of the system.
  361.    Maximum number of investments
  362.       For each investment classification for each account ----       99
  363.       Total number of investments per account ----------------      396
  364.    Maximum number of shares per investment -------------------   99,999
  365.    Maximum Unit price per share ------------------------------   $9,999
  366.    Maximum dollar value of a single investment --------------- $999,999
  367.    Maximum earnings per investment (Or total commission) -----  $99,999
  368.  
  369. GENERAL OPERATIONAL INFORMATION
  370. This manual assumes that the operator is familiar with the operation of the 
  371. computer and it only attempts to instruct in the use of the PORTRAC 
  372. program.  If one understands the intent of the program, operation becomes 
  373. relatively easy as the computer leads the operator through a series of 
  374. menus from which the operator makes choices.  The complete error trapping 
  375. and the error messages prevent improper input.
  376.  
  377. Anywhere in this manual's operating instructions where the word ENTER 
  378. appears in capital letters, the ENTER key should be pressed.  After an 
  379. account number is selected from the INTRODUCTORY MENU, all action on that 
  380. account stems from the MASTER MENU and the subsidiary menus under the 
  381. MASTER MENU.  At any time when entering investment numeric data and the 
  382. entry to be made is 0 (zero) it may be entered by pressing the ENTER key 
  383. only.  All data may be entered to any number of decimals.  The reports, 
  384. however will show only two decimals except in the case of price which will 
  385. be in three decimals to conform with normal stock market quotations.
  386.  
  387. You may, at any time, return to the appropriate menu by pressing the 'F1' 
  388. key.  It is sometimes necessary to follow 'F1' by pressing ENTER.  To EXIT 
  389. (return to system), go to the INTRODUCTORY MENU and press 'S'.
  390.  
  391.  
  392.  
  393.                                     3
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.                     GETTING STARTED - LOADING PORTRAC
  402.                     =================================
  403. Place your system disk in drive A: and boot the computer.  Replace the 
  404. system disk with the copied PORTRAC disk and run the setup program SETSYS (See
  405. page 29).  Then, from the root directory, type PT and press ENTER.  PORTRAC
  406. will load and the title logo will appear.  Press ENTER to continue and a
  407. statement of terms and conditions will appear.  Press ENTER and the
  408. INTRODUCTORY MENU appears.  (See page 28 for hard disk installation)
  409.  
  410.               ---------------------------------------------
  411.                             **** PorTrac ****
  412.               =============================================
  413.                             INTRODUCTORY MENU
  414.               CREATE A NEW ACCOUNT ---------------- PRESS C
  415.               WORK WITH AN ACCOUNT (ACCT. LIST) --- PRESS W
  416.               RENAME OR VOID AN ACCOUNT ----------- PRESS R
  417.  
  418.               INTEREST RATE PROGRAMS & CALCULATOR - PRESS I
  419.               RETURN TO SYSTEM -------------------- PRESS S
  420.  
  421.  
  422. If 'W' is pressed, the account list appears.  If ACCOUNT 1 is selected  
  423. (The only currently existing account) the ACCOUNT MASTER MENU will appear.
  424.  
  425.  
  426.      ------------------------------------------------------------
  427.                            ACCOUNT MASTER MENU
  428.      =============================================================
  429.      ACCOUNT NAME -- DEMONSTRATION
  430.      =============================================================
  431.      TO RETURN TO INTRODUCTORY MENU ---------------------- PRESS 0
  432.      TO CREATE AN INVESTMENT FILE IN THE ACCOUNT --------- PRESS 1
  433.  
  434.      TO UPDATE AN INVESTMENT TO THE PORTFOLIO ------------ PRESS 2
  435.      TO EDIT FILES (ADD TO, CHANGE, DELETE, ERASE) ------- PRESS 3
  436.  
  437.      TO VIEW FILES (SCREENING MENU) ---------------------- PRESS 4
  438.      TO HARD PRINT FILES (PRINTING MENU) ----------------- PRESS 5
  439.  
  440.      TO COMPUTE THE INTERNAL RATE OF RETURN -------------- PRESS 6
  441.      FOR NET WORTH MENU (CREATE,EDIT,PRINT ETC.) --------- PRESS 7
  442.  
  443.  
  444.  
  445. Due to the different classifications of investments there are four 
  446. different formats for individual investment reports.  There is one format 
  447. for the portfolio report.  The computer automatically selects the proper 
  448. format.  The four investment report formats are to take care of investments 
  449. with the following characteristics:
  450.  
  451.      INVESTMENTS DENOMINATED IN SHARES  - EARNINGS NOT REINVESTED
  452.      INVESTMENTS DENOMINATED IN SHARES -- EARNINGS REINVESTED
  453.      INVESTMENTS DENOMINATED IN DOLLARS - EARNINGS NOT REINVESTED
  454.      INVESTMENTS DENOMINATED IN DOLLARS - EARNINGSS REINVESTED
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.                                    4
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467. Investments denominated in dollars fall into two categories.  They are:
  468. 1. FIXED DOLLAR INVESTMENTS - Investments not generally subject to 
  469. appreciation or depreciation such as notes.
  470. 2. APPRECIABLE DOLLAR INVESTMENTS - Investments subject to appreciation or 
  471. depreciation such as real estate.
  472.  
  473. The computer takes care of all of these classification problems 
  474. automatically if the operator properly specifies the type of investment 
  475. from the menu selection.  See the section of this report entitled "THE 
  476. PORTRAC INVESTMENT FILE SYSTEM".
  477.  
  478. It would assist in the general understanding of this program if the sample 
  479. investment report on page 25 of this manual and its accompanying 
  480. explanatory note was reviewed at this time.  The date at the top line is 
  481. the date entered when the computer was booted.  Note that the file name of 
  482. the investment report shows in the upper right hand corner.  It will always 
  483. be either a two or three character file name, always starting with one of 
  484. four letters (S, B, D, or P).  Directly below it is an indicator, entered 
  485. by the operator, that records whether or not earnings are automatically 
  486. reinvested.  The "HELD BY" section will contain information as to how the 
  487. investment is legally held in an account.  A family account, for instance 
  488. could have some investments held in one person's name and others in a 
  489. family trust.  Next will be the risk factor assigned to the investment 
  490. along with the ticker symbol for stocks or percent ownership for dollar 
  491. denominated appreciable investments.  The risk factor must always appear as 
  492. the first character and it is optional as to entering the ticker symbol or 
  493. percent ownership as these are only informational and do not affect any 
  494. computations.
  495.  
  496. It is always necessary to select the account with which you wish to deal in 
  497. order to get to the MASTER MENU.  A list of accounts is displayed for this 
  498. selection.  In general, you remain with this selected account until such 
  499. time as you wish to return to the INTRODUCTORY MENU and select another 
  500. account.  However, if the Internal Rate of Return is computed, you are 
  501. returned to the INTRODUCTORY MENU and must again select the desired 
  502. account.  If no accounts have been established and you press 'W' at the 
  503. INTRODUCTORY MENU, an error message appears.
  504.  
  505. At any time anywhere in the various modules you may escape to the 
  506. appropriate menu or restarting point by pressing the 'F1' key.  Some times 
  507. it will be necessary to follow the 'F1' key by pressing ENTER.  It is best 
  508. not to press ENTER unless the 'F1' key did not get action.
  509.  
  510. If in doubt when questioned for a file name, press F4 & ENTER.  You will 
  511. then be able to view the list of file names and will be returned to the 
  512. question.  If F4 is pressed at any other time, you will be able to view the 
  513. list of file names but will be returned to the MASTER MENU.
  514.  
  515. If, at any time a break occurs by pressing CONTROL-BREAK or otherwise, it 
  516. is necessary to return to the root directory to re-enter PORTRAC.  The 
  517. break will leave the system in a subdirectory and an attempt to re-load the 
  518. program at that point will not find the file PORTRAC.
  519.  
  520. The AMORTIZE module is completely independent of any accounts.  It stands 
  521. alone as a separate utilty to produce loan amortization schedules and to 
  522. provide means to make various interest rate calculations.
  523.  
  524.  
  525.                                    5
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.                     THE PORTRAC INVESTMENT FILE SYSTEM
  534.                     **********************************
  535.  
  536. The user created files relative to investment management consist of the 
  537. individual investment files, the portfolio file, and two files for the 
  538. networth statement (The personal asset file and the liability file).  The 
  539. networth statement also uses the portfolio file.  The portfolio file is 
  540. automatically created when an investment is entered and needs no discussion
  541. here.  The operator is led by the computer in the creation of the two networth
  542. files in a procedure similar to creating investment files.   The key files are
  543. the individual investment files.  The reference to an individual investment
  544. file is a misnomer as each investment has two files.  A Header File is
  545. automatically set up after the operator specifies the type of investment.  The
  546. other is a companion numeric data file automatically set up by the computer
  547. after a header file has been created.  The header file contains the general 
  548. information about the investment such as the investment name (i.e. General 
  549. Motors), the legal owner, the risk factor, whether earnings are 
  550. automatically reinvested and comments.  The companion numeric data file 
  551. contains all of the dollar and share transactions.
  552.  
  553.    The file names assigned to investments fit a standard pattern.  They 
  554. contain either two or three characters, the first character being a letter 
  555. and the second or third being numbers.   The computer assigns the letter  
  556. after the operator specifies the investment category by selection from the 
  557. menu shown below.  The computer then searches for the first unused number 
  558. between 1 and 99 in that category and assigns it to the investment.
  559.  
  560.  
  561.                         ESTABLISH TYPE OF NEW INVESTMENT
  562.                         ********************************
  563.                             (TO CREATE THE FILE NAME)
  564.  
  565.          *** IS IT A ***
  566.  
  567.          A STOCK (DENOMINATED IN SHARES) --------------------- PRESS 1
  568.          A BOND (DENOMINATED IN BOND SHARES) ----------------- PRESS 2
  569.          A FIXED INVESTMENT (DENOMINATED IN DOLLARS) --------- PRESS 3
  570.          AN APPRECIABLE INVESTMENT (DENOMINATED IN DOLLARS) -- PRESS 4
  571.  
  572.                   TO RETURN TO THE MASTER MENU ------- PRESS 5
  573.  
  574. When the operator specifies the type of investment the computer will assign 
  575. S if it is a stock, B if it is a bond, D if it is a fixed investment 
  576. denominated in dollars, or P if it is an appreciable investment denominated 
  577. in dollars as the first character of the file name.  It is important to 
  578. make the correct selection from the menu because if a wrong prefix is 
  579. assigned to an investment, the reports will be in error.  The selection of 
  580. stocks or bonds is obvious except that master limited partnerships traded 
  581. on an exchange should be handled as stocks.  The following is a general 
  582. guide to dollar denominated investments.
  583.  
  584.      A FIXED INVESTMENT DENOMINATED IN DOLLARS
  585.           Money funds
  586.           Savings accounts
  587.           Notes (Amortized or otherwise)
  588.           Single premium annuities and others
  589.  
  590.  
  591.                                    6
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.      APPRECIABLE INVESTMENT DENOMINATED IN DOLLARS
  600.           Real estate
  601.           Real estate syndications (Handle as dollars, not units)
  602.           Other limited partnerships (Handle as dollars, not units)
  603.           Hard assets (Gold, silver, diamonds, etc.)
  604.           Other investments that can appreciate or depreciate in value
  605.  
  606.  
  607. The computer will then screen (As an example) the message:
  608.           THE ASSIGNED FILE NAME IS ----------------- S12
  609.  
  610. In actuality two file names have been established.  S12 was established for 
  611. the header file and the computer automatically set up XS12 to contain all 
  612. of the numeric data for that investment.  Numeric data file names  always 
  613. start with an X after which comes the name of the header file.  The 
  614. operator never needs to be concerned with the numeric data file name except 
  615. to know that it exists as it will show up in the subdirectory of the 
  616. account.  If, in this example, S12 was erased by using option '5' at the 
  617. EDITING MENU, XS12 would automatically also be erased.
  618.  
  619. The header file is set up only once when the investment is established but 
  620. it may be edited.  Entries into the numeric data file may be made any time 
  621. there is any transaction within the investment (i.e. a dividend received, 
  622. shares bought or sold etc.).  You are asked to make the first entry or entries
  623. in the data file right after creating the header file.  Later, additional 
  624. entries can be made by calling up the EDITING MENU using '3' at the MASTER
  625. MENU.  All file entries may be edited except that when editing the header file,
  626. the status of reinvesting earnings may not be changed.  If this is once entered
  627. and a change is necessary, the file must be erased and redone.
  628.  
  629. The portfolio file is automatically set up by the computer and is named 
  630. ABC.  The program will initially record each investment to the portfolio 
  631. when it is created and later, if edited, it will record to the portfolio if 
  632. the editing caused a change in the value.  If the only entry is income 
  633. received in cash, it will not be recorded to the portfolio as no change in 
  634. value is involved.  If an investment transaction changes the value to zero 
  635. it is recorded to the portfolio but in this case recording to the portfolio 
  636. actually eliminates it from the portfolio as the portfolio will show no 
  637. investment that has been reduced to zero value.  The message will 
  638. nevertheless appear that it has been recorded to the portfolio.  Screening 
  639. or printing an investment file does not re-record it to the portfolio.
  640.  
  641. The two files to be created for the networth statement will show in the 
  642. subdirectory as ASSETS and LIABIL.  The ASSETS file contains only personal 
  643. assets, not investment assets.  The networth statement will first list 
  644. personal assets, then the investment assets as they appear in the portfolio 
  645. and then the total of personal assets and investment assets.  It will then 
  646. show the liabilities followed by the networth.
  647.  
  648. If the networth statement is screened, the format will be slightly 
  649. different than the hard copy of the statement.  When reading the hard copy 
  650. you are always able to see then entire document.  However, when screening, 
  651. part of the document may scroll off the screen.  Therefore the screening 
  652. will finish with a networth summary showing totals of personal assets, 
  653. investment assets, total assets, liabilities and networth.
  654.  
  655.  
  656.  
  657.                                    7
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.                              CREATING AN ACCOUNT
  666.                              *******************
  667.  
  668. To get started (After system setup and hard disk installation ), boot 
  669. the computer and then remove the system disk and replace with the copied 
  670. PORTRAC disk.  Then type PT and ENTER.  A title logo will appear on the 
  671. screen.  Press ENTER and it will be replaced by a policy statement.  After 
  672. reviewing the statement press ENTER and the INTRODUCTORY MENU will appear.  
  673. (See the README file for instructions in using the demonstration account.)
  674.  
  675. Press 'C' at the INTRODUCTORY MENU to create an account.  You should not 
  676. press ENTER as all selections from menus are single keystroke operations.  
  677. Also, other entries, where possible, are single keystroke operations.  
  678. After pressing 'C' you will be asked for the name of the account.  Type in 
  679. the new account name (i.e. THE JONES FAMILY TRUST) using not more than 
  680. twenty nine characters and press ENTER.  The computer will record the 
  681. account name along with an account number and you will be returned to the 
  682. INTRODUCTORY MENU.
  683.  
  684.  
  685.  
  686.                  VOIDING AN ACCOUNT OR RENAMING AN ACCOUNT
  687.                  *****************************************
  688.  
  689. If it is desired to discontinue an account, the account should be voided.  
  690. This is done by pressing 'R' at the INTRODUCTORY MENU.    The following 
  691. message will then appear:
  692.  
  693.      WHAT ACCOUNT NUMBER WILL HAVE A NAME CHANGE OR BE VOIDED?
  694. Respond by typing in the account number.  It will automatically enter.
  695. The following message and options will then appear:
  696.  
  697.      IF VOIDED, ALL FILES ARE ERASED.
  698.  
  699.      TO VOID THE ACCOUNT ---- PRESS 1
  700.      TO RENAME THE ACCOUNT -- PRESS 2
  701.      TO ABORT --------------- PRESS 3
  702.  
  703. If '1' is pressed to void the account, you are asked "Are you sure-Y or N?"
  704. then if 'Y' is pressed all files in the account are erased and the account is
  705. eliminated.  The INTRODUCTORY MENU  will then reappear.  This may take several
  706. seconds.  The account number is made available for use with a future account. 
  707. When a new account is established, the computer searches for the first unused
  708. account number to assign to the new account.  (Caution:  Never attempt to void
  709. and account by opening the account sub-directory and using the DOS erase
  710. command). 
  711.  
  712.  
  713. To rename an existing active account press '2' at the above sub menu.  The 
  714. following question will then appear:
  715.  
  716.      WHAT IS THE NEW NAME OF THE ACCOUNT?
  717.  
  718. Respond by typing in the new name and press ENTER.  The account will be 
  719. renamed and all files in the original account will remane intact under the 
  720. new name.  The INTRODUCTORY MENU will reappear.
  721.  
  722.  
  723.                                    8
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.                     ESTABLISHING AN INVESTMENT FILE
  732.                     *******************************
  733.  
  734. An investment file can not be established until an account is created as 
  735. described in the section entitled CREATING AN ACCOUNT.  Assume, as an 
  736. example, that an account has been set up to contain all of the investment 
  737. records of JOHN JONES & FAMILY.
  738.  
  739. At the INTRODUCTORY MENU press 'W'.  A listing of the active accounts will 
  740. appear as follows:
  741.  
  742.                ------------------------------------------
  743.                          LISTING OF ACCOUNT NAMES
  744.                ==========================================
  745.                  NO.              *** ACCOUNT NAME ***
  746.                ==========================================
  747.                   1              DEMONSTRATION ACCOUNT
  748.                   2              JOHN JONES AND FAMILY
  749.                ------------------------------------------
  750.  
  751. Type in the account number which is '2' and press ENTER
  752. The ACCOUNT MASTER MENU appears.  The name of the account you are working 
  753. with will appear at the top of the MASTER MENU.  Press '1' at the MASTER MENU to 
  754. create an investment file in the account.
  755.  
  756.  
  757. A new menu will appear as below for the purpose of establishing the file 
  758. name for a specific investment.
  759.  
  760.                      ESTABLISH TYPE OF INVESTMENT
  761.                      ****************************
  762.                        (TO CREATE THE FILE NAME)
  763.  
  764.        *** IS IT A ***
  765.  
  766.        A STOCK (DENOMINATED IN SHARES)---------------------- PRESS 1
  767.        A BOND (DENOMINATED IN BOND SHARES) ------------------PRESS 2
  768.        A FIXED INVESTMENT (DENOMINATED IN DOLLARS) --------- PRESS 3
  769.        AN APPRECIABLE INVESTMENT (DENOMINATED IN DOLLARS) -- PRESS 4
  770.  
  771.                  TO RETURN TO MENU ------- PRESS 5
  772.  
  773.  
  774. If the investment in question was a stock for example, type '1'.
  775. The computer will assign 'S' as the prefix and a number.  The file name 
  776. might for example then be S14.  This is the header file name and is the 
  777. name used later to call up both the header and the numeric data file.  The 
  778. computer automatically sets up XS14 as the companion numeric data file.
  779.  
  780. The computer screen then shows "THE ASSIGNED FILE NAME IS -------- S14
  781.  
  782. The computer now asks "WHAT IS THE NAME OF THE INVESTMENT - i.e. ABC CO.?"
  783. Respond by typing the name and ENTER (i.e. FORD MOTOR COMPANY).
  784. (Note:  The name is limited to 30 characters.  If more are entered, the 
  785. computer will indicate the number of excess characters and instruct the 
  786. operator to try again.  
  787.  
  788.  
  789.                                    9
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797. The computer asks "HOW IS THE INVESTMENT LEGALLY HELD - WHO IS THE OWNER?"
  798. Respond by typing in the legal owner and ENTER. - i.e. John Jones (SPH)
  799.      (Note:  The response is limited to 20 characters)
  800. The computer then asks:
  801. "ENTER THE RISK FACTOR (1 TO 7) - PRESS F2 & ENTER FOR GUIDANCE".
  802. The risk factors are used later to graphically present the risk balance of 
  803. the portfolio.  Different investors may have different viewpoints towards 
  804. risk.  However, in most cases the broad base of the investment pyramid 
  805. should represent conservative investments and the pinnacle of the pyramid 
  806. should represent a smaller portion of the portfolio in higher risk 
  807. investments.  The risk factors run from 1 (lowest risk) to 7.  By pressing 
  808. F2 the operator can bring up a help pyramid that will give general guidance 
  809. for selecting risk factors (See Page 27). However, each investment must be 
  810. considered on its own merits.  A stock ticker symbol can also be entered 
  811. here but the risk factor must be the first character.  An entry for General 
  812. Motors might then be 4/GM or 4-GM.  Any 8 characters can be entered after 
  813. the risk factor as purely informational data.
  814.  
  815. The computer will then ask "ENTER ANY COMMENT?"
  816. Respond with any comment limited to 68 characters and ENTER.
  817. (If over 68 characters are entered an error message appears.)
  818. The computer will then ask "ANY FURTHER COMMENT?"  Respond as above.
  819.  
  820. The computer asks "ARE EARNINGS AUTOMATICALLY REINVESTED - Y OR N?"
  821. Consider this response carefully.  It is a key control factor in the 
  822. reports and once entered, it can not be changed without re-doing the entire 
  823. report.  A 'Y' entry should be used only if all cashflow is reinvested.  
  824. (i.e. Investments with cash flow from amortized notes should show 'N' for 
  825. this response).  After making your selection, press ENTER.
  826.  
  827. The computer states "IF YOU MADE AN ERROR PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER"
  828. A response of '1' will permit re-entry of all of the above data.  If ENTER 
  829. is pressed the HEADER FILE for this investment is complete.
  830.  
  831.            YOU ARE NOW READY TO START ENTERING NUMERIC DATA
  832.        ----------------------------------------------------------
  833. A menu called the TRANSACTION CLASSIFICATION MENU will appear as shown 
  834. below.  The selection from this menu will decide the data input queries 
  835. that the computer will present.  The computer uses the first letter of the 
  836. filename, the decision on reinvesting earnings that was made in the header 
  837. file, and the transaction classification selection to sort out the 
  838. necessary input queries and only the pertinent questions will be asked.  In the
  839. rather infrequent case of an expense being involved when recording income in
  840. cash, the expense can be entered by pressing F5 and ENTER when the computer
  841. asks for income.  The program will back up and ask for the expense.
  842.  
  843.        ----------------------------------------------------------
  844.                     TRANSACTION CLASSIFICATION MENU              
  845.           FOR INITIAL INPUT OR FOR EDITING AN EXISTING RECORD    
  846.        ==========================================================
  847.  
  848.        IF INVESTING (OR CHANGING AN INVESTMENT RECORD) -- PRESS 1
  849.  
  850.        IF SELLING (OR RECEIVING RETURN OF CAPITAL) ------ PRESS 2
  851.  
  852.        IF RECORDING INCOME (IN CASH OR REINVESTED) ------ PRESS 3
  853.        ----------------------------------------------------------
  854.  
  855.                                    10
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863. After making the selection from the TRANSACTION CLASSIFICATION MENU the 
  864. computer states:
  865.                 YOU ARE ENTERING RECORD NUMBER 1   ABC CO."
  866.  
  867. "ENTER THE TRANSACTION DATE - MONTH/DAY/YEAR"    (Exact day not important).
  868. Respond by typing the date - i.e. 01/25/84 and ENTER
  869. Accurate dates as to month and year are essential and must be in 
  870. chronological order as they affect later computations of the Internal Rate 
  871. of Return.
  872.  
  873. The computer then asks for the data input numbers.  The first record is 
  874. usually a purchase but other transactions can follow.  If the transaction 
  875. involves a purchase of a stock or bond it will ask for the shares 
  876. purchased, the purchase price, and the commission or other expense.  If it 
  877. was a sale of shares it will ask for the shares sold, the price, and any 
  878. commission or other expense.  Price and shares may be entered to three 
  879. decimals.  All figures should be entered as positive figures.  If the 
  880. transaction was a sale, the computer will convert the figure to a negative 
  881. figure.  In the case of bonds bought or sold, it should be entered as bond 
  882. shares (bonds) and price, not as dollars invested.
  883.  
  884. For dollar denominated investments the computer asks "ENTER THE DOLLARS 
  885. INVESTED" and follows by asking "ENTER ANY COMMISSION OR OTHER EXPENSE".
  886. If a fixed dollar denominated investment returned invested capital, (i.e. A 
  887. note paid off) the computer will ask "ENTER THE DOLLARS RETURNED (RETURN OF 
  888. PRINCIPAL ONLY) and again will ask "ENTER ANY COMMISSION OR OTHER 
  889. EXPENSE".  This could occur if '2' was pressed at the TRANSACTION 
  890. CLASSIFICATION MENU.
  891.  
  892. When income is received on a stock or bond , usually the date, expense, and 
  893. the income received are the only questions.  However, if the income was 
  894. automatically reinvested, the computer will also ask for the number of 
  895. shares acquired by the reinvested income.  (The computer computes price.)
  896.  
  897. When cashflow is received on dollar investments the computer asks:
  898.     IF NO RETURN OF CAPITAL IS INVOLVED ----------------  PRESS ENTER
  899.     IF CASHFLOW CONTAINS RETURN OF CAPITAL (PRINCIPAL) -- PRESS 1
  900. After responding to the above the compute states:
  901.     ENTER ANY COMMISSION OR OTHER EXPENSE.
  902. After responding to the expense question the computer asks:
  903.     ENTER THE EARNINGS RECEIVED (INTEREST, DIVIDEND OR OTHER CASHFLOW)
  904. Respond by entering the earnings or other cashflow and press ENTER.
  905. If '1' was pressed indicating return of capital the computer states:
  906.      ENTER THE PORTION THAT IS RETURN OF CAPITAL
  907. This provides means to enter the principal return of an amortized note as 
  908. return of capital and the computer records the difference of the cashflow 
  909. as income.  (See demonstration file P7 for data entry in a leveraged real 
  910. estate investment - rental property.)
  911.  
  912. After each record is entered the computer states:
  913.    IF YOU MADE AN ERROR PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER.
  914. If you press '1' you may re-enter all of the data in the record.  If you 
  915. press enter, the record is complete.
  916.  
  917. The computer asks "DO YOU HAVE MORE ENTRIES, Y OR N?"
  918. Respond by typing 'Y' or 'N'.  These automatically enter.
  919.  
  920.  
  921.                                    11
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929. If 'Y' was typed the screen shows "YOU ARE NOW ENTERING RECORD NUMBER 2".
  930. This process is repeated until all records are entered and 'N' is typed at 
  931. which time the computer moves to record the investment to the portfolio.
  932.  
  933. When the file is recorded to the portfolio the computer will ask again for 
  934. the current price if the investment is a stock or a bond.  If it is a fixed 
  935. dollar investment no question is asked and it is immediately recorded to 
  936. the portfolio.  If it is an appreciable dollar investment two questions are 
  937. asked as follows prior to recording to the portfolio:
  938.  
  939.      ENTER THE TOTAL ESTIMATED APPRECIATION % OF THE INVESTMENT.
  940. Respond by entering the number and ENTER.  If the investment had 
  941. appreciated 50% for example, enter the number 50.  (See the section on 
  942. SUPPLEMENTARY DATA INPUT for more information on appreciation input).
  943.      IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER.
  944. If you pressed '1'  the computer will ask a third question:
  945.      ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES.
  946. Respond by entering the total price without fees (Not the down payment).
  947. The computer will compute the appreciation on the total purchase price  and 
  948. will record the equity to the portfolio.
  949.  
  950.                                   EDITING
  951.                                   *******
  952. All changes to investment files and the portfolio file are done from the 
  953. EDITING MENU as shown below, which is accessed by pressing '3' at the 
  954. MASTER MENU.  Any entry that reduces the investment value to zero (i.e. 
  955. selling all shares)  will result in immediate removal of the investment 
  956. from the portfolio.  However, the investment file still exists permitting 
  957. printing of an archival report.  Later the file can be erased using '5' at 
  958. the EDITING MENU.  The file name is then released for reuse.  (Note: All 
  959. NETWORTH action stems from the NETWORTH MENU by using '7' at MASTER MENU).
  960.  
  961.         --------------------------------------------------------
  962.                                 EDITING MENU
  963.         ========================================================
  964.         TO ADD RECORDS TO AN INVESTMENT ---------------- PRESS 1
  965.         TO CHANGE AN INVESTMENT DATA RECORD ------------ PRESS 2
  966.         TO CHANGE AN INVESTMENT HEADER FILE ------------ PRESS 3
  967.  
  968.         TO DELETE A RECORD FROM AN INVESTMENT ---------- PRESS 4
  969.         TO ERASE AN INVESTMENT & REMOVE FROM PORTFOLIO - PRESS 5
  970.         TO ERASE AN INVESTMENT FROM THE PORTFOLIO ONLY - PRESS 6
  971.  
  972.         TO UPDATE AN INVESTMENT PRICE IN PORTFOLIO ----- PRESS 7
  973.  
  974.         TO RETURN TO MASTER MENU ----------------------- PRESS 8
  975.         --------------------------------------------------------
  976.  
  977. Detail editing procedures are explained in the following sections of this 
  978. manual.  In all of these procedures it is assumed that you are currently in the
  979. account that you want to edit.  Once an account is selected, you generally
  980. remain in that account until such time as you intentionally go to the
  981. INTRODUCTORY MENU to select another account.  However, an exception exists in
  982. that after computing the INTERNAL RATE OF RETURN you are returned to the
  983. INTRODCUTORY MENU and must again select an account.  One other unusual
  984. circumstance will cause a return to the INTRODUCTORY MENU.
  985.  
  986.  
  987.                                    12
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.                    CHANGING AN INVESTMENT HEADER FILE
  996.                    **********************************
  997.  
  998. To change a header file, press '3' at the MASTER MENU.
  999.  
  1000. The EDITING MENU will appear.  Press '3' at the EDITNG MENU.
  1001.  
  1002. The computer asks "WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1003. Respond by typing the file name and ENTER (i.e. type S4 and ENTER)
  1004. If you need to review a list of the file names, press F4 and ENTER.  You 
  1005. will be able to return after reviewing the list and continue.
  1006. Note: The file name itself, i.e. S4, can not be changed.  There should be 
  1007. no reason to do so.
  1008.  
  1009. The computer will then lead the operator through all procedures to change 
  1010. the header file and will ask for each item of information in the same 
  1011. manner as when originally entered.  The computer will not permit you to 
  1012. change the status relative to reinvesting earnings.  If this is necessary, 
  1013. remove the file using '3' on the MASTER MENU and re-do the file.
  1014.  
  1015. After the header file is changed the computer will proceed to record it to 
  1016. the portfolio.  The computer will search the portfolio and find the 
  1017. previously used record number and will record to that record number.  
  1018. When the changed header file is recorded to the portfolio, the numeric data 
  1019. file is also again recorded.  The computer asks the following questions to 
  1020. get the current updated investment value.
  1021.  
  1022.  
  1023.             ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN SHARES **
  1024. The computer states "INPUT THE CURRENT MARKET PRICE"
  1025. Respond by typing the market price to three decimals and ENTER.
  1026.  
  1027.  
  1028.      ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN APPRECIABLE DOLLARS **
  1029. It states "ENTER THE TOTAL ESTIMATED APPRECIATION % OF THE INVESTMENT"
  1030. Respond by typing the total appreciation percent (i.e. 20) and ENTER.
  1031. (Refer to the SUPPLEMENTARY DATA INPUT section of the manual for more 
  1032. information on appreciation input).  If the investment is in fixed dollars 
  1033. the computer skips the appreciation input request and skips all of the 
  1034. following prompts.
  1035. The computer then states:
  1036.  
  1037.      IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER.
  1038. If 1 is pressed the computer states:
  1039.      ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES
  1040. Respond with the total purchase price without fees (not the down payment).
  1041.  
  1042.  
  1043. THE COMPUTER NOW RECORDS SUMMARY INFORMATION OF THE INVESTMENT TO THE 
  1044. PORTFOLIO AND RETURNS TO THE MASTER MENU.
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.  
  1051.  
  1052.  
  1053.                                    13
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.          CHANGING A RECORD IN AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT
  1062.          ****************************************************
  1063.  
  1064. To change a record in the numeric data file of an individual investment 
  1065. report, press '3' at the MASTER MENU.  The EDITING MENU will appear.  Then 
  1066. press '2' at the EDITING MENU.
  1067.  
  1068. The computer asks, "WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1069. Respond by typing the file name (i.e. S4) and ENTER.
  1070. If you need to review the list of file names, press F4 and ENTER.
  1071.  
  1072. The computer asks, "WHAT RECORD DO YOU WISH TO CHANGE?"
  1073. Respond by typing the record number and ENTER.(i.e. record #1 of XYZ CO.)
  1074. (Note: Determine the record number from the screen or hard copy report")
  1075.  
  1076. The computer then states "YOU ARE CHANGING RECORD NO. 1 OF XYZ CO."
  1077.    The record is displayed to assist in selection from the menu.
  1078.  
  1079. The TRANSACTION CLASSIFICATION MENU  then appears and you must select the 
  1080. type of transaction involved with the change of the record. (i.e. A buy, a 
  1081. sale, or receipt of cashflow.)
  1082. After making the selection from the menu the record is again displayed.
  1083.  
  1084. The computer then asks for the required items of data and records the 
  1085. corrected record to the investment file.
  1086.  
  1087. The computer then asks, "DO YOU HAVE MORE CHANGES - Y OR N"
  1088. The response is entered automatically.  If it is 'Y' the procedure is 
  1089. repeated.  If the response is 'N' the computer moves to record the changed 
  1090. investment to the portfolio (Assuming the  changes affected the value.)
  1091.  
  1092. The computer will then search for the portfolio record number."
  1093.  
  1094.        ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN FIXED DOLLARS **
  1095. The computer immediately records the investment to the proper record in the 
  1096. portfolio and returns to the MASTER MENU.
  1097.  
  1098.            ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN SHARES **
  1099. The computer states, "INPUT THE CURRENT MARKET PRICE"
  1100. Respond by typing the price to three decimals and ENTER.
  1101. The computer now records the investment summary to the proper record in the 
  1102. portfolio and returns to the MASTER MENU.
  1103.  
  1104.  
  1105.      ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN APPRECIABLE DOLLARS **
  1106. It states, "ENTER THE TOTAL ESTIMATED APPRECIATION OF THE INVESTMENT"
  1107. Respond by typing the total appreciation % and ENTER.
  1108. It asks, "IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER"
  1109. If '1' is pressed it states, "ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES"
  1110. Respond with the total purchase price without fees (not the down payment).
  1111.  
  1112. The computer now records the investment summary to the proper record in the 
  1113. portfolio and returns to the MASTER MENU.
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.                                    14
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.               ADDING RECORDS TO AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT
  1128.               *************************************************
  1129.  
  1130. To add records to the numeric data file, press '3' at the MASTER MENU.
  1131. The EDITING MENU will appear.  Press '1' from the EDITING MENU.
  1132.  
  1133. The computer asks, "WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1134. Respond by typing the file name  (i.e. S4)  and ENTER.
  1135. (If you need to review the list of file names, press F4 and ENTER)
  1136.  
  1137. The TRANSACTION CLASSIFICATION MENU will appear and you must specify the 
  1138. type of transaction. (A buy, a sale, or receipt of cashflow).
  1139. If the XYZ CO file contained seven records, the computer would then state:
  1140.      "YOU ARE NOW ENTERING RECORD NUMBER 8   XYZ CO"
  1141.  
  1142. The procedure then continues in the same manner as when entering the 
  1143. initial data until you respond 'N' to the question:
  1144.      "DO YOU HAVE MORE ENTRIES, Y OR N?"
  1145.  
  1146. If the new record, or any record in a group of records entered, changed the 
  1147. value of the investment, after a response of 'N' the computer will proceed 
  1148. to record the investment to the portfolio.  If the value is not changed, 
  1149. the screen will return to the MASTER MENU.
  1150.  
  1151. If the investment is to be recorded to the portfolio, the computer will 
  1152. search for and find the proper portfolio record number.  The computer then 
  1153. asks for either the current market price or the appreciation depending upon 
  1154. the type of investment.
  1155.  
  1156. Respond by typing in the information and ENTER.  The computer skips this 
  1157. question if the investment is denominated in fixed dollars and immediately 
  1158. records it to the proper record number in the portfolio.
  1159.  
  1160. If denominated in appreciable dollars, the computer states:
  1161.      "IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER."
  1162. If '1' is pressed and ENTERED, the computer states:
  1163.      "ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE (W/O) FEES."
  1164. Respond by typing the total purchase price without fees and ENTER.
  1165. If the investment is not leveraged, this question is skipped.
  1166.  
  1167. THE COMPUTER THEN RECORDS THE CHANGED INVESTMENT TO THE PROPER RECORD IN 
  1168. THE PORTFOLIO AND RETURNS TO THE MASTER MENU.
  1169.  
  1170.                          **** SPECIAL CASES ****
  1171. It is sometimes desireable to produce a close out report of an investment 
  1172. that has become worthless.  If so, proceed as follows:
  1173.                  FOR INVESTMENTS DENOMINATED IN SHARES
  1174. Add a record for shares sold equal to the number of shares held.  Enter all 
  1175. other figures as zero.   The investment will be recorded to the portfolio 
  1176. but, as the value is zero, it will not appear in the portfolio.  Thus a 
  1177. close out report is provided but it is dropped from the portfolio.
  1178.                  FOR INVESTMENTS DENOMINATED IN DOLLARS
  1179. Enter another record with all values as zero except enter .001 as the 
  1180. commission or expense.  This figure will not show in the printout as it is 
  1181. only an instruction signal to the computer as to how to handle the data.
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.                                    15
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.            DELETING A RECORD FROM AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT
  1194.            ******************************************************
  1195.  
  1196. To delete a record from the numeric data file of an individual investment 
  1197. report, press '3' at the MASTER MENU.
  1198. The EDITING MENU will appear.
  1199.  
  1200. Press '4' from the EDITING MENU.
  1201. The computer will then state,"WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1202. Respond by typing the file name (i.e. S4) and ENTER.
  1203. (If you need to review the list of file names, press F4 and ENTER.)
  1204.  
  1205. The computer will then ask,"WHAT RECORD DO YOU WISH TO DELETE?"
  1206. Respond by typing the record number and ENTER.
  1207.  
  1208. The computer then states:
  1209.            TO DELETE THE RECORD PRESS 1: OTHERISE PRESS 2 AND ENTER
  1210.  
  1211. If '2' is pressed and ENTERED, the message "THE RECORD WAS NOT DELETED" 
  1212. appears and the MASTER MENU returns.
  1213.  
  1214.  
  1215. If '1' is pressed and ENTERED the record will be deleted and the following 
  1216. question appears:
  1217.           "DO YOU HAVE MORE DELETIONS - Y OR N?"
  1218. If the response is 'Y' the deletion procedure is repeated.
  1219. If the response is 'N' the computer will then search for the portfolio 
  1220. record number.  In the case of deletion of records, the altered investment 
  1221. will always be automatically re-recorded to the portfolio even though the 
  1222. deletion makes no change in the value of the investment.
  1223.  
  1224. If the investment is in shares it will ask for the current price.
  1225. If the investment is in appreciable dollars it will ask for the 
  1226. appreciation and then ask if it is mortgaged real property.  If mortgaged, it
  1227. will ask for the total purchase price without fees.
  1228.  
  1229. After the information is entered, the MASTER MENU will re-appear.
  1230.  
  1231.  
  1232. Just a few words about deleted records.  In actuality the record is never 
  1233. dropped from the file.  When a record is deleted all values are turned to 
  1234. zero for that record and the computer is programmed to skip and thus not 
  1235. print a record with no values.  This will result in a discontinuity of 
  1236. record numbers.  Thus, if a file with 5 records has record number three 
  1237. deleted, the remaining visible records will be 1, 2, 4, & 5.
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.                                    16
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.                  SCREENING AN INDIVIDUAL INVESTMENT REPORT
  1260.                  *****************************************
  1261.  
  1262. To screen an investment file, press '4' at the MASTER MENU.
  1263. The SCREENING MENU will appear.  It is similar to the PRINTING MENU shown 
  1264. on the next page.  Press '1' at the SCREENING MENU.
  1265. The computer then asks, "WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1266. Respond by typing the file name (i.e. S4) and ENTER.
  1267. If you need to see the list of file names, Press F4 and ENTER.
  1268.  
  1269.             ** IF THE FILE IS DENOMINATED IN FIXED DOLLARS **
  1270. The file will be immediately screened and the following message appears:
  1271.           "TO RETURN TO MASTER MENU PRESS ENTER: FOR HARD COPY PRESS 1".
  1272. The screening is arranged in such a manner as to prevent  the header 
  1273. information from scrolling off the screen for the first record group.  
  1274. Scrolling will stop after the first seven records.  Then the following 
  1275. message appears:
  1276.                      TO CONTINUE PRESS ENTER
  1277. By pressing ENTER, groups of 14 records will be screened thereafter.
  1278.  
  1279.           ** IF THE INVESTMENT WAS DENOMINATED IN SHARES **
  1280. The computer states, "INPUT THE CURRENT MARKET PRICE."
  1281. Respond by typing the market price up to three decimals and ENTER.
  1282. The file will be screened and the following message will appear:
  1283.          "TO RETURN TO MASTER MENU PRESS ENTER: FOR HARD COPY PRESS 1".
  1284.  
  1285.        ** IF THE INVESTMENT WAS DENOMINATED IN APPRECIABLE DOLLARS **
  1286. The computer states:
  1287.       "ENTER THE TOTAL APPRECIATION % OF THE INVESTMENT - i.e. 50"
  1288. Respond by typing the percent appreciation and ENTER.
  1289. Note:  If the investment was closed out (sold) it is necessary to enter the 
  1290. appreciation as minus 100 to reduce the present value to zero if a closeout 
  1291. report is desired.  If partially closed out the appreciation must be 
  1292. adjusted accordingly.
  1293. The computer states:
  1294.    "IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER."
  1295. If ENTER is pressed the computer proceeds to screen the investment.
  1296. If '1' is pressed, the computer states:
  1297.           "ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES."
  1298. Respond by typing the purchase price without fees and ENTER.
  1299. The file will be screened and the following message will appear:
  1300.           "TO RETURN TO MASTER MENU PRESS ENTER, HARD COPY 1."
  1301.  
  1302. Note: Entering the price or appreciation when screening an investment file 
  1303. does not affect the value in the portfolio file.  It is only affected when 
  1304. adding or editing an investment record or from '2' at the MASTER MENU.
  1305.  
  1306.               ** ALTERNATE RESPONSE FOR HARD COPY **
  1307. Place paper in the printer and put the printer on line.  If the investment 
  1308. is a stock or bond set the paper 1/2 inch to the right.
  1309. The message on the screen is:
  1310.      "TO RETURN TO MASTER MENU PRESS ENTER: FOR HARD COPY PRESS 1."
  1311. Respond by typing '1'.
  1312. The printer will print the investment report and will automatically return 
  1313. the screen to the MASTER MENU after completion.  In the event the report is 
  1314. longer than one page, the computer will space down, set up the next page 
  1315. headings and print subsequent pages as needed.
  1316.  
  1317.                                    17
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.             HARD COPYING AN INVESTMENT REPORT FROM THE MASTER MENU
  1326.             ******************************************************
  1327.  
  1328. Press '5' at the MASTER MENU.  The PRINTING MENU will appear as below:
  1329.                   -------------------------------------------
  1330.                                  PRINTING MENU
  1331.                   ===========================================
  1332.                   TO HARD PRINT AN INVESTMENT FILE -- PRESS 1
  1333.                   TO HARD PRINT THE PORTFOLIO ------- PRESS 2
  1334.                   TO RETURN TO MASTER MENU ---------- PRESS 3
  1335.                   -------------------------------------------
  1336.  
  1337. Respond by pressing '1'.  The following messages appear:
  1338.      PUT THE PRINTER ON LINE - SET THE PAPER
  1339.      FOR STOCK OR BOND INVESTMENTS SET THE PAPER 1/2 INCH TO THE RIGHT
  1340.           PRESS ENTER WHEN READY
  1341.  
  1342. The computer then asks:
  1343.      "WHAT INVESTMENT FILE DO YOU WANT?"
  1344. Respond by typing the file name and ENTER (i.e. S4).
  1345. (If you need to see the list of file names, press F4 and ENTER.)
  1346. A message appears giving the investment name that you are calling up.
  1347.  
  1348.            ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN FIXED DOLLARS **
  1349. The printer will immediately proceed to print the investment report.  As 
  1350. also in the other cases below, if the report is longer than one page, the 
  1351. printer will space down to the next page, set up the new page headings and 
  1352. continue to print the report.  Upon completion the screen will state:
  1353.               TO ADVANCE CONTINUOUS PAPER -- PRESS 1
  1354.               IF USING SINGLE SHEET PAPER -- PRESS 2
  1355. After selecting 1 or 2 you will be returned to the MASTER MENU.
  1356.  
  1357.               ** IF THE INVESTMENT IS DENOMINATED IN SHARES **
  1358. The computer will ask, "WHAT IS THE PRESENT MARKET PRICE?"
  1359. Respond by typing the market price and ENTER.
  1360. The printer will proceed to print the investment report.
  1361. After selecting 1 or 2 as above you will be returned to the MASTER MENU.
  1362.  
  1363.     ** IF THE INVESTMENT WAS DENOMINATED IN APPRECIABLE DOLLARS **
  1364. The computer will state:
  1365.    "ENTER THE TOTAL APPRECIATION % OF THE INVESTMENT - I.E. 50"
  1366. After responding to the appreciation query the computer will state:
  1367.    "IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: OTHERWISE PRESS ENTER".
  1368. If you press ENTER, the computer will proceed to print the report.
  1369. If you press '1', the computer will state:
  1370.        "ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES".
  1371. Respond by typing the total purchase price (Not the down payment) and ENTER.
  1372. The printer will proceed to print the investment report.
  1373. After selecting 1 or 2 as above you will be returned to the MASTER MENU.
  1374.  
  1375. Note: Entering the price or appreciation when printing an investment file 
  1376. does not affect the value in the portfolio.  It is only affected when 
  1377. adding or editing an investment record or from '2' at the MASTER MENU.
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.                                    18
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.                         SCREENING THE PORTFOLIO
  1392.                        ***********************
  1393.  
  1394. Press '4' at the MASTER MENU.  The SCREENING MENU will appear.
  1395. Press '2' at the SCREENING MENU and the PORTFOLIO MENU will appear.
  1396.            ------------------------------------------------
  1397.                             PORTFOLIO MENU
  1398.            ================================================
  1399.            FOR COMPLETE PORTFOLIO ----------------- PRESS 0
  1400.            FOR STOCK PORTFOLIO ONLY --------------- PRESS 1
  1401.            FOR BOND PORTFOLIO ONLY ---------------- PRESS 2
  1402.            FOR FIXED DOLLAR PORTFOLIO ONLY -------- PRESS 3
  1403.            FOR APPRECIABLE DOLLAR PORTFOLIO ONLY -- PRESS 4
  1404.  
  1405.            TO RETURN TO MASTER MENU --------------- PRESS 5
  1406.            ------------------------------------------------
  1407.  
  1408. After selecting the portfolio the computer will immediately screen the 
  1409. portfolio up to the first 16 records.  The message "TO CONTINUE PRESS ENTER" 
  1410. will appear to get the next 16 records.
  1411.  
  1412. The screen will then show "FOR CHART OF RISKS ---------- PRESS 1"
  1413.                           "TO RETURN TO MASTER MENU ---- PRESS ENTER"
  1414. If '1' is pressed, the computer will screen the chart of portfolio risk balance
  1415. after which the operator may return to the master menu.
  1416. If ENTER is pressed the screen will return to the MASTER MENU.
  1417. Note:  If an attempt is made to view the portfolio and no investments had 
  1418. been recorded to the portfolio, the following messages will appear:
  1419.       "THE PORTFOLIO HAS NO INVESTMENTS - PRESS ENTER FOR MENU"
  1420.  
  1421. The portfolio shows the investment name, the file name, the holdings, the 
  1422. net invested, and the market value.  The characters SH and $$ indicate 
  1423. whether the holdings are in shares or dollars.  The hard copy will also 
  1424. show the percentage relationship between the present value and the net 
  1425. investment for the stocks and bonds in the portfolio.    The percentage  
  1426. figure does not show for fixed dollar investments as they do not 
  1427. appreciate.  It does not show for appreciable dollar investments because 
  1428. the figure can be misleading.  In this case if some assets are sold and funds
  1429. returned to the investor it is possible to have all capital returned and thus
  1430. have an infinite percentage gain.  The individual investment reports and the
  1431. IRR computations provide the best measure of profitability.
  1432.  
  1433.                       HARD COPYING THE PORTFOLIO FILE
  1434.                       *******************************
  1435. Place paper in the printer and put the printer on line.
  1436. Press '5' at the MASTER MENU.  The PRINTING MENU will appear.
  1437. Press '2' at the PRINTING MENU to select portfolio printing.
  1438. Select the desired portfolio (Total, Stocks  Bonds, etc.)from the menu.
  1439. The following messages appear:  PUT THE PRINTER ON LINE - SET THE PAPER
  1440.                                            PRESS ENTER WHEN READY?
  1441. The printer will immediately start to print the portfolio.  If the 
  1442. portfolio is longer than one page, the printer will feed the paper for the 
  1443. next page, set up the column headings and proceed to print the next page.
  1444. An option is then given to print the numeric data of the chart of risks.
  1445. The screen then shows:   TO ADVANCE CONTINUOUS PAPER -- PRESS 1
  1446.                          IF USING SINGLE SHEET PAPER -- PRESS 2
  1447. In either case you are returned to the MASTER MENU.
  1448.  
  1449.                                    19
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.            UPDATING AN INVESTMENT TO THE PORTFOLIO FOR PRICE
  1458.            *************************************************
  1459.  
  1460. On occassion it may be desired to bring the portfolio value up to date if 
  1461. there is a value change (i.e. change of price).  This procedure provides 
  1462. the option of recording to its old portfolio record number or to a 
  1463. different record number if it is desired to rearrange the portfolio.  
  1464. (Screening or printing an investment file does not update the portfolio).
  1465.  
  1466. Press '2' from the MASTER MENU (Or '7' from the EDITING MENU).
  1467. The computer then states:
  1468.           "WHAT FILE DO YOU WANT TO RE-RECORD TO THE PORTFOLIO?"
  1469. Respond by typing the file name (i.e. S4) and ENTER.
  1470. The computer then states (For example):
  1471.   YOU ARE RE-RECORDING TO THE PORTFOLIO --- GENERAL MANUFACTURING CO.
  1472.                    TO CONTINUE ----- PRESS ENTER
  1473.                    TO ABORT -------- PRESS F1 & ENTER
  1474.  
  1475. If 'F1' is pressed you are returned to the MASTER MENU.
  1476. If ENTER is pressed the computer states:
  1477.       IF RE-RECORDING TO THE SAME RECORD NUMBER -------------- PRESS 1
  1478.       TO A DIFFERENT RECORD NUMBER TO RE-ARAANGE PORTFOLIO --- PRESS 2
  1479.  
  1480. If '2' is pressed the computer will ask:
  1481.       "RE-RECORD TO WHAT ** PORTFOLIO ** RECORD NUMBER?"
  1482. Respond by typing the new record number and ENTER.
  1483. In this case the computer will erase the investment from the old record 
  1484. number and proceed on as below to record to the specified new number.
  1485.  
  1486. If '1' is pressed, it will find the record number and will ask for the 
  1487. market price if denominated in shares or the appreciation if it is a dollar 
  1488. denominated appreciable investment.  If the latter, it will state:
  1489.      "IF THIS IS MORTGAGED REAL PROPERTY PRESS 1: IF NOT PRESS ENTER."
  1490. If '1' is pressed the computer states:
  1491.      "ENTER THE TOTAL PURCHASE PRICE W/O FEES."
  1492. The investment is then recorded and the MASTER MENU appears.
  1493. Note:  You can not record to a number greater than the number following the 
  1494. last number now in (or has existed in) the portfolio.  If this is attempted 
  1495. the computer will respond with a message similar to:
  1496.      "THE RECORD CAN NOT BE GREATER THAN 15 - TRY AGAIN"
  1497. This tells you that the last number in the portfolio was 14.  Therefore, if 
  1498. you want to re-record to the end of the portfolio, specify an out of range 
  1499. record number and the computer will advise you of the next number.
  1500.  
  1501.               DELETING AN INVESTMENT FROM THE PORTFOLIO
  1502.               *****************************************
  1503. An individual investment file may be erased by pressing '5' at the EDITING
  1504. MENU.  In this case the investment will also be erased from the portfolio.  By 
  1505. pressing '6' at the EDITING MENU you may remove the investment from just 
  1506. the portfolio without affecting the individual investment file.  This 
  1507. permits retaining an investment file that has been reduced to zero value in 
  1508. order to print an archival investment report.  After printing the report, 
  1509. the investment can be erased using '5' at the EDITING MENU.
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.                                    20
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.                  COMPUTING THE INTERNAL RATE OF RETURN
  1524.                  *************************************
  1525.  
  1526. The internal rate of return provides a means of making comparative 
  1527. evaluations of the time related return of various investments.  
  1528. Technically, the Internal Rate of Return (IRR) is defined as the discount 
  1529. rate that equates the present value of the future benefits of an investment 
  1530. with its current cost.  As an example, a bond, purchased at par that 
  1531. yielded 10% per year and was eventually redeemed at par value would show a 
  1532. 10% IRR.  However, investments that yield returns of varying amounts at 
  1533. varying time intervals and that are sold at other than the purchase price, 
  1534. are difficult to evaluate.  The IRR provides this ability.
  1535.  
  1536. In making the IRR calculation, the program takes into account all expenses 
  1537. and commisions recorded to date as costs.  The program not only considers 
  1538. the initial investment but all additions to the investment on a time 
  1539. related basis.  The program discounts on a monthly basis and all 
  1540. transactions within a month are considered as made on the last day of the 
  1541. month.  For this reason, the program should only be used for holding 
  1542. periods of about four months or longer.   The monthly interest rate 
  1543. (discount rate) is later converted to an annual rate.  The accuracy, if 
  1544. accepting the above limitation of all transactions being considered at 
  1545. month end, will be within 1/10th of 1%.
  1546.  
  1547. Record number 1 must exist to compute the IRR (It must not be erased).  
  1548. Also, transactions that appear on the PORTRAC investment file must be in 
  1549. chronological order as to month and year or an error message will appear.  
  1550. The computer will read the data from the investment file and will compute 
  1551. the Internal Rate of Return (IRR).  The IRR can not be computed at a date 
  1552. earlier than the last record date.  This would not normally be desired but 
  1553. if attempted, an error message will appear.  It can be computed at a date 
  1554. later than the last record date.  In this case you are given the option of 
  1555. using the market value as of the last record date or of inserting an 
  1556. estimated value at the later date.  Any interim cash flow after the last 
  1557. record would be overlooked, however.  If the expected interim cash flow is 
  1558. significant, records can be added to the file to enter the estimated 
  1559. figures.  After the IRR computation is made, the records can be deleted.
  1560.  
  1561. To compute the IRR press '6' at the MASTER MENU.  You will be asked to 
  1562. verify that the file is up to date after which INTRATER, (The IRR module) 
  1563. will appear on screen.  The computer will then ask:
  1564.           "WHAT INVESTMENT FILE ARE YOU CALCULATING?"
  1565. Respond by typing in the file name (i.e. S4) and ENTER.
  1566. The computer will then state:
  1567.            TO USE THE PRESENT PORTFOLIO VALUE ---- PRESS 1
  1568.            TO USE AN EXPECTED FUTURE VALUE ------- PRESS 2
  1569.  
  1570. If '1' is pressed the following input request is skipped.
  1571. If '2' is pressed the computer states:
  1572.             ENTER THE EXPECTED FUTURE VALUE
  1573.  
  1574. If your option was to use the present portfolio value, the computer will 
  1575. search the portfolio file for the present value of the investment.  If you 
  1576. elected to use an estimated future value, your estimate will be used.
  1577. If the investment had been erased from the portfolio using '6' at the 
  1578. EDITING MENU the computer will not find the present value.  However, as
  1579.  
  1580.  
  1581.                                    21
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589. the investment file may still be intact, you can compute the IRR by inserting 
  1590. the value using '2' on the submenu above.  Caution:  If the file is erased 
  1591. using '5' on the editing menu the file name is released for re-use.  If the 
  1592. file name is reused, you may still have an archival file with the same file 
  1593. name.  Any IRR computation would use data from the new file.
  1594. Also, if more than one record was deleted at the end of a file, an error 
  1595. message appears.  To correct, re-enter the last visible record as a new 
  1596. record and delete its previous record.  It will then be the last record.
  1597.  
  1598. The following instructions now appear:
  1599.  
  1600.      ******************************************************************
  1601.      * MONTH AND YEAR MUST BE ENTERED ACCURATELY FOR CORRECT RESULTS  *
  1602.      *          IF INVESTMENT IS CLOSED, ENTER CLOSING DATE           *
  1603.      *       OTHERWISE USE THE LAST RECORD DATE OR A LATER DATE       *
  1604.      ******************************************************************
  1605.  
  1606.                   "ENTER DATE IN ORDER - MONTH/DAY/YEAR"
  1607.            "ENTER THE DATE IN 06/25/84 FORMAT - SEE ABOVE NOTE"
  1608. The IRR computed is as though the investment was liquidated at the specified
  1609. date using either the portfolio value or the estimated value.  If any date in
  1610. the file was out of chronological order, an error mesage will appear.  
  1611. The file then must be corrected.
  1612.  
  1613. The following message will appear on the screen:
  1614.  
  1615.                  PLEASE WAIT - MAY TAKE SEVERAL SECONDS
  1616.  
  1617.  
  1618. Upon completion of the computation the screen displays the report as in the 
  1619. example below (From file S4 of the demonstration files).
  1620.  
  1621.  
  1622.      INVESTMENT - GENERAL MANUFACTURING COMPANY       File -- S4
  1623.      ===========================================================
  1624.                        COMPUTED AS OF 09/30/84
  1625.  
  1626.      THE HOLDING PERIOD WAS ------------------------- 27  MONTHS
  1627.      THE PRESENT VALUE IS ---------------------------  51,800.00
  1628.  
  1629.      INTERNAL RATE OF RETURN ------------------------      44.0%
  1630.  
  1631.      FOR HARD COPY PRESS 1: OTHERWISE PRESS ENTER
  1632.  
  1633.  
  1634.      If 1 is pressed and the printer is set up, the printer will print the 
  1635. same report as shown when screened.
  1636.  
  1637.      If ENTER is pressed the following message appears:
  1638.             FOR ANOTHER INTRATER RUN  --------------- PRESS 1
  1639.             TO RETURN TO INTRODUCTORY MENU ---------- PRESS 2
  1640.  
  1641.      If '1' is pressed, the question, "WHAT INVESTMENT FILE ARE YOU 
  1642. CALCULATING?" again appears.
  1643.      If '2' is pressed, the INTRODUCTORY MENU comes up on screen and the 
  1644. account must again be selected from the menu.
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.                                    22
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.                CREATING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT
  1656.                *****************************************
  1657.  
  1658. The program provides means to create a file for personal assets (Other than 
  1659. investment assets) and a file for liabilities.  It will then create a 
  1660. personal financial statement using these two files and the investment 
  1661. portfolio file.  The statement will show one column showing cost or market, 
  1662. whichever is lower and the second column will show market value.  Proceed 
  1663. as follows:
  1664.  
  1665. From the MASTER MENU  press '7'.  The NETWORTH MENU will appear as below.  
  1666.  
  1667.          ----------------------------------------------------
  1668.                               NET WORTH MENU
  1669.           ACCOUNT NUMBER 1  --  DEMONSTRATION
  1670.          ====================================================
  1671.          TO VIDEO SCREEN THE FINANCIAL STATEMENT ---- PRESS 0
  1672.          TO HARD PRINT THE FINANCIAL STATEMENT ------ PRESS 1
  1673.  
  1674.          TO CREATE THE PERSONAL ASSET FILE ---------- PRESS 2
  1675.          TO ADD RECORDS TO THE PERSONAL ASSET FILE -- PRESS 3
  1676.          TO CHANGE A PERSONAL ASSET RECORD ---------- PRESS 4
  1677.          TO DELETE A PERSONAL ASSET RECORD ---------- PRESS 5
  1678.  
  1679.          TO CREATE THE LIABILITY FILE --------------- PRESS 6
  1680.          TO ADD RECORDS TO THE LIABILITY FILE ------- PRESS 7
  1681.          TO CHANGE A LIABILITY RECORD --------------- PRESS 8
  1682.          TO DELETE A LIABILITY RECORD --------------- PRESS 9
  1683.  
  1684.          TO RETURN TO THE MASTER MENU --------------- PRESS P
  1685.          ----------------------------------------------------
  1686.  
  1687. To create the personal asset file press '2' at the MENU.
  1688. The computer then asks:
  1689. "WHAT IS THE PERSONAL ASSET ITEM?"   After your response it asks:
  1690. "WHAT IS THE ASSET COST (ENTER MARKET IF COST UNKNOWN)"
  1691. After the cost response it asks,"WHAT IS THE ESTIMATED MARKET VALUE?"
  1692. Respond by typing in the market value and press ENTER.
  1693.  
  1694. The computer then states"IF THERE WAS AN ERROR PRESS 1, ELSE ENTER"
  1695. If '1' is pressed, the computer will permit re-entry of the data.
  1696.  
  1697. The computer asks,"DO YOU HAVE MORE ENTRIES, Y OR N?"
  1698. If 'Y' is pressed, you may continue on with more entries.  If 'N' is 
  1699. pressed, the file is closed and you are returned to the NETWORTH MENU .
  1700.  
  1701. From the NETWORTH MENU press '6' to create the liability file.  The same 
  1702. method is used as for assets except that only one figure per liability 
  1703. item is required.
  1704.  
  1705. The procedure for adding, changing or deleting records is the same as that 
  1706. used to edit investment files.
  1707.  
  1708. In the unlikley event that you should wish to erase the entire personal 
  1709. asset or the liability file, go to the system and use the erase command.  
  1710. You must be in the sub-directory for the account (i.e. \UVSTR\ACNT1).  The 
  1711. file names are ASSETS and LIABIL. (Consider just deleting records).
  1712.  
  1713.                                    23
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.                  SCREENING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT
  1722.                  ******************************************
  1723.  
  1724. From the MASTER MENU press '7'. The NETWORTH MENU will appear on screen.  
  1725. From the NETWORTH MENU press '0' (zero).
  1726.  
  1727. The computer screen will then list the personal assets showing the LOWER OF 
  1728. COST OR MARKET  and the MARKET VALUE.  It will conclude with a summary line 
  1729. showing the totals.  Upon completion, the message "PRESS ENTER TO CONTINUE" 
  1730. will appear.
  1731.  
  1732. Upon pressing ENTER the computer will proceed to screen the investment 
  1733. assets using the PORTRAC portfolio file data.  After each group of 16 
  1734. records is screened, the screening will stop and again the message "PRESS 
  1735. ENTER TO CONTINUE" will appear.  After all investment assets are screened, 
  1736. the totals for investment assets and total assets will show.
  1737.  
  1738. The liabilities may be screened by pressing ENTER again at the prompt.  
  1739. Again, each liability and the total of liabilities will show.
  1740.  
  1741. By pressing ENTER at the prompt a summary report will be screened similar 
  1742. to the example below (The report of the demonstration files):
  1743.  
  1744.                   *****************************************
  1745.                   *****  FINANCIAL SUMMARY STATEMENT  *****
  1746.                   *****************************************
  1747.  
  1748.                                                   LOWER OF
  1749.         ASSETS, LIABILITIES & NETWORTH           COST-MARKET  MARKET VALUE
  1750.    ------------------------------------------    -----------  ------------
  1751.    TOTAL PERSONAL ASSETS                          144,480.00    224,200.00
  1752.    TOTAL INVESTMENT ASSETS                        345,805.30    381,647.85
  1753.                                                   ==========    ==========
  1754.    TOTAL ASSETS (PERSONAL & INVESTMENT ASSETS)    490,285.30    605,847.85
  1755.    TOTAL LIABILITIES                               66,556.00     66,556.00
  1756.                                                   =========     ==========
  1757.    NET WORTH  ********************************    423,729.30    539,291.85
  1758.  
  1759.         TO RETURN TO THE NETWORTH MENU PRESS ENTER
  1760.  
  1761.  
  1762.               HARD PRINTING THE PERSONAL FINANCIAL STATEMENT
  1763.               **********************************************
  1764.  
  1765. From the NETWORTH MENU press '1'.  The message appears as follows:
  1766.  
  1767.        PUT THE PRINTER ON LINE - SET THE PAPER
  1768.  
  1769.                    PRESS ENTER WHEN READY
  1770.  
  1771. Respond by pressing ENTER.  The printer will then proceed to print the 
  1772. statement.  If the statement is longer than one page, the printer will 
  1773. space down to the next page, reprint the headings, and continue on.
  1774.  
  1775. Upon completion the screen will return to the NETWORTH MENU
  1776.  
  1777.  
  1778.  
  1779.                                    24
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.                  *** SAMPLE RECREATED INVESTMENT REPORT ***
  1788.  
  1789. The following report was not directly run from the program but has been 
  1790. recreated on a word processor to make it possible to include in this 
  1791. manual.  Better column spacing exists when printed with 12 characters per 
  1792. inch.  Room for larger numbers is available on the actual reports.  This is 
  1793. a report that is denominated in shares.  Report forms vary slightly for 
  1794. investments denominated in dollars.
  1795.  
  1796.  
  1797. ISSUE --- GENERAL MANUFACTURING COMPANY      DATE 09-30-1984    FILE -  S4
  1798. HELD BY - JONES FAMILY TRUST    RISK FACTOR  4/GC    REINVEST INCOME -  NO
  1799. COMMENT - DIV. PAYMENT DATES APR 10, JUNE 10, SEPT 9, DEC 8
  1800. COMMENT - GOES EX DIV. ABOUT 30 DAYS BEFORE PAYMENT DATE                  
  1801.              SHARES                   INVESTED  COMM.  INTEREST           
  1802. REC.         BOUGHT  SHARES             -SOLD    OR       OR        NET   
  1803. NO.  DATE     -SOLD   HELD    PRICE   $ AMOUNT EXPENSE DIVIDEND  INVESTED 
  1804. -- --------  ------  ------  ------  --------- ------- --------  ---------
  1805. 1  06/15/82  400.00  400.00  44.000  17,600.00 125.00      0.00  17,600.00
  1806. 2  09/15/82    0.00  400.00   0.000       0.00   0.00    240.00  17,600.00
  1807. 3  12/15/82    0.00  400.00   0.000       0.00   0.00    240.00  17,600.00
  1808. 4  02/05/83 -200.00  200.00  64.000 -12,800.00 100.00      0.00   4,800.00
  1809. 5  03/30/83    0.00  200.00   0.000       0.00   0.00    120.00   4,800.00
  1810. 6  06/30/83    0.00  200.00   0.000       0.00   0.00    120.00   4,800.00
  1811. 7  09/30/83    0.00  200.00   0.000       0.00   0.00    120.00   4,800.00
  1812. 8  12/31/83    0.00  200.00   0.000       0.00   0.00    200.00   4,800.00
  1813. 9  03/13/84  500.00  700.00  63.000  31,500.00 213.00      0.00  36,300.00
  1814. 10 03/31/84    0.00  700.00   0.000       0.00   0.00    200.00  36,300.00
  1815. 11 06/30/84    0.00  700.00   0.000       0.00   0.00    875.00  36,300.00
  1816. 12 09/30/84    0.00  700.00   0.000       0.00   0.00    875.00  36,300.00
  1817.              ------                            ------  --------           
  1818.              700.00                            438.00  2,990.00           
  1819.  
  1820. THE PRESENT MARKET PRICE IS -- 74.000   THE MARKET VALUE IS ---- 51,800.00
  1821. BREAK EVEN SELLING PRICE ----- 51.857   GAIN(-LOSS)AFTER COMM. - 15,062.00
  1822.                                         GAIN(-LOSS)AFTER INCOME- 18,052.00
  1823.  
  1824.                         ************************
  1825.                         **  EXPLANATORY NOTE  **
  1826.                         ************************
  1827. This is a typical corporate stock investment and is on the disk as one of 
  1828. the demonstration files.  The earnings are not reinvested.  The file name 
  1829. starts with an 'S' denoting that it is a stock denominated in shares.  Two 
  1830. purchases have been made of 400 and 500 shares.  One sale was made of 200 
  1831. shares.  The net remaining invested is $36,000 and the present value of the 
  1832. remaining shares is $51,800 leaving realized and unrealized gain after 
  1833. commission of $15,062.  The present market price, as entered by the 
  1834. operator when producing this printout was $74.00.  The break even price 
  1835. before commissions is $51.875.
  1836.  
  1837. Note that sales of shares when entered into the file are entered as 
  1838. positive numbers but show up as negative values.  If there had been a stock 
  1839. split, a record would be entered showing the additional shares acquired 
  1840. with the price entered as zero.
  1841.  
  1842. The internal rate of return on this investment, as computed by the INTRATER 
  1843. module of the program is 44.0%
  1844.  
  1845.                                    25
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.                          INVESTMENT PORTFOLIO
  1854.                     ==============================
  1855.                            DATE  03-08-1988
  1856.                   ACCOUNT NUMBER 1  --  DEMONSTRATION
  1857.                           
  1858.                                                         NET       MARKET  
  1859.             INVESTMENT           FILE     HOLDINGS    INVESTED     VALUE  
  1860. -------------------------------- ----  ------------  ---------  ----------
  1861. 1  GENERAL MANUFACTURING CO.      S4      700.00 SH  36,300.00   51,800.00
  1862. 3  MUTUAL FUND A                  S5    2,096.16 SH  27,930.00   30,834.51
  1863. 4  XYZ SINGLE PREMIUM ANNUITY     D3   32,205.62 $$  32,205.62   32,205.62
  1864. 5  APEX MONEY FUND                D4   10,689.75 $$  10,689.75   10,689.75
  1865. 6  REAL ESTATE FUND X             P1   20,000.00 $$  20,000.00   18,000.00
  1866. 7  OIL & GAS DRILLING FUND 9      P2   20,000.00 $$  20,000.00   20,000.00
  1867. 9  JD PARTNERS                    P4   32,640.00 $$  32,640.00   37,536.00
  1868. 10 BOB JONES NOTE(BROTHER)        D7    2,574.63 $$   2,574.63    2,574.63
  1869. 11 UNIVERSAL AIRLINES             S9      300.00 SH  11,850.00   12,037.50
  1870. 14 AUTO PRODUCTS COMPANY          S1    1,000.00 SH   9,750.00   10,125.00
  1871. 15 BUILDING PRODUCTS COMPANY      S7      100.00 SH   1,887.50    3,150.00
  1872. 16 CORPORATE HI YIELD BOND FUND   B1       12.00 SH  12,000.00   11,820.00
  1873. 19 RENTAL HOUSING UNIT #1         P7   32,529.46 $$  32,529.46   37,329.46
  1874.                                                      ---------   ---------
  1875.                                                     234,356.96  278,102.47
  1876.  
  1877.                  PORTFOLIO GAIN OR -LOSS EXCL. OF COMMISSIONS    43,745.51
  1878.  
  1879.  
  1880. Individual portfolios of only bonds, stocks, fixed dollar denominated
  1881. investments or appreciable dollar denominated investments may also be produced.
  1882.  
  1883.  
  1884. The above portfolio report is as would be shown on the computer screen for 
  1885. the total portfolio.  The hard copy of any of the portfolios will show an  
  1886. additional column giving the percentage increase or decrease of those 
  1887. investments that are denominated in shares.  This is not a time related 
  1888. evaluation.  It merely indicates the relationship between the net 
  1889. investment and the present value.  Use the IRR option, '6' from the MASTER 
  1890. MENU, to get a better evaluation of the real profitability of any 
  1891. investment.  Individual dollar denominated investments will not show the 
  1892. percentage change figure.  Instead the symbol N/A will appear in the last 
  1893. column.  (See page 19 for explanation).
  1894.  
  1895.  
  1896. The symbols SH and $$ indicate that the holdings are in shares or dollars.
  1897.  
  1898.  
  1899. Investment reports that have been reduced to zero current value will not 
  1900. show in the portfolio.  This accounts for the missing record numbers in the 
  1901. sample portfolio above.  Investments may be repositioned in the portfolio 
  1902. to move up to vacant numbers by using '2' at the MASTER MENU.  However, new 
  1903. investments will re-use vacated numbers in the portfolio.
  1904.  
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.                                    26
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.                                THE RISK PYRAMID
  1920.                                ****************
  1921. This risk pyramid is a help screen to provide guidance in selecting risk 
  1922. numbers for individual investments.  It is accessed by use of the F2 key 
  1923. only at the time of entering the risk factor in the investment header 
  1924. file.  The pyramid provides general guidance only.  The investor must use 
  1925. personal judgement in the final evaluation of his or her investments
  1926.                                       -
  1927.                                      ---
  1928.                        7           FUTURES
  1929.                                   CONTRACTS
  1930.                              -------------------
  1931.                     6         SPECULATIVE BONDS
  1932.                             & STOCKS-COLLECTIBLES
  1933.                          ---------------------------
  1934.                 5            LIMITED PARTNERSHIPS
  1935.                           REAL ESTATE-PUTS AND CALLS
  1936.                      -----------------------------------
  1937.              4                GROWTH MUTUAL FUNDS
  1938.                             BLUE CHIP COMMON STOCKS
  1939.                   ------------------------------------------
  1940.           3                  BALANCED MUTUAL FUNDS
  1941.                     HI GRADE PREFERRED STOCK & CONVERTIBLES
  1942.               -------------------------------------------------
  1943.       2              HI GRADE MUNICIPAL & CORPORATE BONDS
  1944.                   MONEY MARKET ACCOUNTS - PENSION PLAN FUNDS
  1945.            --------------------------------------------------------
  1946.    1         LIFE INSURANCE CASH VALUES - CERTIFICATES OF DEPOSIT
  1947.          INSURED CHECKING AND SAVINGS ACCOUNTS - TREASURY SECURITIES
  1948.        ----------------------------------------------------------------
  1949.                         NOTE YOUR RISK NUMBER & PRESS ENTER
  1950.  
  1951.  
  1952.  
  1953.                            INTEREST RATE PROGRAMS
  1954.                            **********************
  1955. The loan amortization program (AMORTIZE) and the other interest rate 
  1956. programs are not directly interactive with the other PORTRAC files.  They 
  1957. are supplied to provide supplementary information.  The loan amortization 
  1958. program provides information that is consistant with the usual real estate 
  1959. payment tables for monthly mortgage loans.  These programs are accessed by
  1960. pressing 'I' from the INTRODUCTORY MENU which brings up the INTEREST RATE
  1961. PROGRAM MENU.  The programs are self explanatory.
  1962.  
  1963.                             THE CALCULATOR
  1964.                             **************
  1965. A calculator may be accessed from the INTEREST RATE PROGRAM MENU.
  1966.  
  1967.                      ASSIGNMENT OF FUNCTION KEYS
  1968.                      ***************************
  1969. KEY  FROM PORTRAC MODULE          KEY   FROM INTEREST PROGRAM MODULE
  1970. ---  --------------------         ---   ----------------------------
  1971. F1   GENERAL ESCAPE               F1    GENERAL ESCAPE
  1972. F2   BRINGS UP PYRAMID            F2    ENDS INPUT ON INTEREST PROGRAM #3
  1973. F3   NOT ACTIVE                   F3    CLEARS THE CALCULATOR
  1974. F4   BRINGS UP FILE NAMES         F4    NOT ACTIVE
  1975. F5   PERMITS ENTRY OF EXPENSE UNDER SPECIAL CONDITION (See page 10)
  1976.  
  1977.                                      27
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.                            HARD DISK INSTALLATION
  1986.                            **********************
  1987.  
  1988. Follow this procedure to install the various files on a hard disk:
  1989.  
  1990. Boot the computer in drive C: (The hard disk on most computers)
  1991. Type MKDIR UVSTR   (And press ENTER).
  1992.   Note:This exact subdirectory is essential.  No other subdirectory works.
  1993. Place the copy of the PORTRAC program disk in drive A: (Not the original).
  1994.  
  1995. At the C> symbol type A:  (ENTER). Both drives are in the root directory 
  1996. and drive A: is the active drive.  To make sure drive A: is in the root 
  1997. directory type CD \ and press ENTER.
  1998.  
  1999. Type COPY PT.BAT C:       press ENTER  (This batch file loads PORTRAC).
  2000. Type COPY SETSYS.BAT C:   press ENTER  (This batch file loads SETSYS.EXE).
  2001. The two batch files will then be copied to the root directory of the hard 
  2002. disk.    However, four more files must be copied to directory \UVSTR.
  2003.  
  2004. Make drive A: the active drive and type CHDIR \UVSTR:
  2005.     Type  COPY BRUN20.EXE C:\UVSTR   (And press ENTER).
  2006.     Type  COPY PORTRAC.EXE C:\UVSTR  (And press ENTER).
  2007.     Type  COPY AMORTIZE.EXE C:\UVSTR (And press enter).
  2008.     Type  COPY SETSYS.EXE C:\UVSTR   (And press ENTER).
  2009. From the root directory of drive C: type SETSYS and ENTER to configure your
  2010. system.  See the next page for running the setup program SETSYS.EXE
  2011.  
  2012. The program may now be run by taking the following steps:
  2013. Change back to the root directory of drive C: 
  2014. Type PT  (And press ENTER)
  2015. PORTRAC will load into memory and you will be able to create your first 
  2016. account following the same procedure as for diskette operation.
  2017.  
  2018. In the event you wish to copy the demonstration files to the hard disk, 
  2019. proceed to create your first account by pressing C at the INTRODUCTORY 
  2020. MENU.  You will be asked to enter the name of the new account.  Type 
  2021. DEMONSTRATION and press enter.  The account is now established as ACNT1 
  2022. (Account Number 1) but it has no investment files in it.
  2023.  
  2024. To transfer the files from the diskette to ACNT1 on the hard disk:
  2025.    Press S at the INTRODUCTORY MENU to return to system & root directory.
  2026.    Type CD \UVSTR\ACNT1   (And press ENTER to change to ACNT1)
  2027.    Type A:   (And press ENTER to move to drive A:)
  2028.    Type CD \UVSTR\ACNT1   (And press ENTER to change to ACNT1)
  2029.       Subdirectories \UVSTR\ACNT1 are now active on both drives.
  2030.    Type COPY A: *.* C:   (And press ENTER).
  2031. The files will start transferring.  You are not concerned with those names 
  2032. starting with an X as they are the companion numeric data files that 
  2033. accompany the header file.   They are automatically called up when 
  2034. required.  ABC is the portfolio file and ASSETS and LIABIL refer to the 
  2035. networth statement.  (Files SNM, BNM, DNM, & PNM are files that keep track 
  2036. of file names and are of no concern to the operator.)  If you now move to 
  2037. the root directory of drive C: and and type PT and ENTER you may proceed to
  2038. work with the demonstration files or start a new account.  Caution:  Never
  2039. copy investment files individually as the automatic file name assignments may
  2040. be upset causing serious errors.  Use the COPY *.* command.
  2041.  
  2042.  
  2043.                                    28
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.                                  SYSTEM SETUP
  2052.                                  ************
  2053.  
  2054. The setup program makes it possible to run PORTRAC on a monochrome system
  2055. without graphic capability or on a system with CGA color graphics.  (PORTRAC
  2056. initially defaults to non graphic mode).  It also will configure the printer to
  2057. print 12 characters per inch which is necessary for the PORTRAC reports.
  2058.  
  2059. From the root directory type SETSYS and press enter.  The drive will change to
  2060. subdirectory \UVSTR and SETSYS.EXE will load into memory.  The following short
  2061. menu will appear.
  2062.                   -------------------------------------------
  2063.                              COMPUTER SETUP PROGRAM
  2064.                   ===========================================
  2065.                    IF YOU HAVE GRAPHIC CAPABILITY -- PRESS 1
  2066.                    IF WITHOUT GRAPHIC CAPABILITY --- PRESS 2
  2067.                   -------------------------------------------
  2068.  
  2069. A selection from this menu will set your system to run in one of the two modes.
  2070. Then the following will appear to configure the printer:
  2071.  
  2072.         ----------------------------------------------------------------
  2073.                           PRINTER CONFIGURATION FROGRAM
  2074.         ================================================================
  2075.            IT IS NOT NECESSARY TO RUN THIS PROGRAM IF YOU CAN SET THE
  2076.          PRINTER TO 12 CHARACTERS PER INCH FROM A SWITCH ON THE PRINTER.
  2077.           HOWEVER, FOR CONVENIENT OPERATION IT IS ADVISABLE TO RUN IT.
  2078.         ----------------------------------------------------------------
  2079.                     TO CONFIGURE THE PRINTER ----- PRESS 1
  2080.                     TO EXIT THE PROGRAM ---------- PRESS 2
  2081.  
  2082. If '1' is pressed the following message appears.
  2083. PLACE PAPER IN PRINTER AND PUT PRINTER ON LINE.
  2084. PRESS ENTER TO CONTINUE.
  2085.  
  2086. After ENTER is pressed the following messages appear:
  2087.  
  2088. THIS PROGRAM PROVIDES A TEST TO VERIFY PROPER CONFIGURATION
  2089. IF NOT VERIFIED RUN THE PROGRAM AGAIN 
  2090.  
  2091. MAKE NOTE OF THE PRINTER CODE REPRESENTING YOUR PRINTER.
  2092. (IF NOT LISTED TRY THE BRAND NAME OR ELSE TRY CODE 'C')
  2093.  
  2094. The list of printers appears.  Make mental note of your printer code letter and
  2095. proceed to the end of the list.  Then follow the instructions as listed below.
  2096.      HAVING NOTED YOUR CODE LETTER PRESS ENTER TO CONTINUE
  2097.  
  2098.      TO CONFIGURE YOUR PRINTER ---- PRESS THE PRINTER CODE LETTER
  2099.      TO EXIT THE PROGRAM ---------- PRESS 1
  2100.      TO REVIEW THE PRINTER CODES -- PRESS 2
  2101. After pressing the code for the printer a line of text will print out and the
  2102. following appears on screen:
  2103.                    TEST OF PRINTER
  2104.      IF THE LINE IS 4 INCHES LONG THE PROGRAM IS MODIFIED FOR YOUR PRINTER
  2105.      TO EXIT THE PROGRAM -------- PRESS 1
  2106.      TO SELECT ANOTHER PRINTER -- PRESS 2
  2107.            (A file named SETIT will appear in subdirectory \UVSTR)
  2108.  
  2109.  
  2110.                                    29
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.                                BACKING UP DATA
  2118.                                ***************
  2119.  
  2120. The PORTRAC data files should be backed up periodically to another disk to 
  2121. prevent possibility of loss of data.  Copying individual files can lead to 
  2122. a great deal of trouble because it can upset the file registers that maintain 
  2123. the numbers assigned to file names.  Each individual investment file name is
  2124. recorded in one of the file registers (SNM, BNM, BNM or PNM) when the file is
  2125. created.  If a file is individually deleted or copied using DOS commands the
  2126. file register will be in error.  Also there is the hazard of forgetting to
  2127. delete or copy the companion numeric data file.  All modifications to files
  2128. should be done within the  program from the EDITING MENU with the exceptions as
  2129. listed below.
  2130.  
  2131. If operating with a floppy disk system, use the DISKCOPY or XCOPY command and
  2132. thus copy the entire disk.
  2133.  
  2134.  
  2135. If operating from a hard disk it will be necessary to backup each account 
  2136. by a separate operation.  The file name for account number 1 is ACNT1 and 
  2137. account number 2 is ACNT2 and so forth.  Therefore, using account number 1 as
  2138. an example, it is necessary to create a subdirectory for the account on a disk
  2139. in drive A: In this example it would be  \ACNT1.  The data on the hard disk is
  2140. held in subdirectory \UVSTR\ACNT1.
  2141.  
  2142.  
  2143. To back up the data from the hard disk proceed as follows using account 
  2144. number 1 as an example.  This is done from the system mode.
  2145.  
  2146.     Place a formatted disk in drive A:
  2147.     Type MKDIR \ACNT1 & press ENTER to create a subdirectory for the data.
  2148.     Type CD \ACNT1 & press ENTER to change to the subdirectory ACNT1
  2149.     Type C: and press ENTER to change to drive C:
  2150.     Type CD \UVSTR\ACNT1      Changes to the subdirectory in drive C: which
  2151.                                  holds the account data
  2152.     Type COPY *.* A:             The files are now on the backup disk.
  2153.                (Caution: Do not copy files individually
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157. If it is necessary to copy the saved data back to the hard disk, reverse 
  2158. the procedure as shown below again using account number 1 as an example:
  2159.  
  2160.      Place the backup disk in drive A:
  2161.      Type CD \ACNT1
  2162.      Type C:                           and press ENTER
  2163.      Type CD \UVSTR\ACNT1
  2164.      Type A:                           and press ENTER
  2165.      Type COPY *.* C:                  and press ENTER.
  2166.  
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.                                    30
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.                    SUPPLEMENTARY DATA INPUT INFORMATION
  2184.                    ************************************
  2185.  
  2186.                   THE HANDLING OF THE APPRECIATION ENTRY
  2187.                   --------------------------------------
  2188. In this program it is necessary to back into an appreciation figure by knowing
  2189. the true value of the investment.  In all cases the appreciation will be
  2190. applied to the latest 'NET INVESTED' figure shown on the investment report
  2191. except for the case of mortgaged real property held directly by the investor. 
  2192. In that case it will be applied to the total purchase price of the property. 
  2193. An appreciation percentage figure must be selected that, when applied to either
  2194. of these numbers, will result in the known present property or asset value. 
  2195. This might require entering a negative appreciation figure.  In the case of
  2196. directly held mortgaged real property, the investor enjoys the appreciation on
  2197. the total purchase price, not on just the down payment.  In this case the
  2198. computer will adjust the value to represent the equity held in the property
  2199. which will show on the investment report and in the portfolio.
  2200.  
  2201.  
  2202.                              SPECIAL CASES
  2203.       DATA INPUT FOR DOLLAR DENOMINATED APPRECIABLE INVESTMENTS
  2204.  
  2205. Cash flow from syndications usually consists of cashflow from operations, 
  2206. return of capital, interest on idle money, or return from sale of assets. 
  2207. At the time of data entry this situation is not always clear.  When 
  2208. entering cashflow, the computer will state "ENTER THE PORTION THAT IS 
  2209. RETURN OF CAPITAL".  (This request is made for both fixed dollar and 
  2210. appreciable dollar denominated investments.)  The answer is usually known or 
  2211. available for fixed dollar investments.  For appreciable dollar investments 
  2212. the information may not be available and some judgement will be required by the
  2213. investor.  In general, when entering the portion that is return of capital it
  2214. should be an amount that will leave the 'NET INVESTED' relative to the
  2215. remaining value of the investment.  
  2216.  
  2217. As in this real case example (Demonstration file 'P1'), $70,000 was returned as
  2218. shown in record number 36 which far exceeded the initial investment.  However,
  2219. only 80% of the initial property values in this real estate fund had been
  2220. sold.  Therefore, the net invested against the remaining properties is 20% of
  2221. $20,000 or $4,000.  As a result, the last record was entered $16,000 return of
  2222. capital and the balance of the $70,000 or $54,000 was entered as income. The
  2223. report shows $4,000 as the net invested.   However, the remaining properties
  2224. have appreciated substantially, the mortgage has been paid down considerably
  2225. and the investment is now known to be worth $18,000.  A 350% appreciation
  2226. factor was applied to the $4,000 remaining net invested to come up with the
  2227. 'PRESENT VALUE (EQUITY)' figure of $18,000 as shown in the report.  This method
  2228. is established so that the reports will reflect current value and is not
  2229. intended to reflect tax liabilities.  If the syndication had been completely
  2230. closed out, then the return of capital should have been entered as $20,000 with
  2231. $50,000 shown as income.  The 'PRESENT VALUE (EQUITY)' would then show as zero.
  2232.  
  2233.  
  2234.               FIXED DOLLAR DENOMINATED INVESTMENT EXPENSE ENTRY
  2235.               -------------------------------------------------
  2236. The program considers that any expense related to an investment in a fixed 
  2237. dollar denominated investment does not come out of the investment.  The 
  2238. net dollars invested will not be affected by any expense entry.
  2239.  
  2240.  
  2241.                                    31
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.